טיפים להפקת אירוע חברה בתקציב מהודק

עריכת אירוע חברה שהוא גם מוצלח וגם בלתי נשכח, נמצא בראש העדיפויות של כל מפיק אירועים. אין ספק שאירוע כזה דורש תכנון מוקפד ויעיל, ולפעמים הוא כרוך בהשקעה כספית לא מבוטלת.

אחד מכללי האצבע החשובים להפקת אירוע חברה או כנס מקצועי, הוא לאפשר לעצמכם, כמפיקים, פרק זמן מספיק ארוך לבדיקת מגוון של אפשרויות שעומדות לרשותכם. סביר להניח שמחקר מעמיק יוביל אתכם למסקנה שאפשר לארגן אירוע מפואר לחברה, מבלי להיכנס להוצאות כספיות גבוהות מדי.

כמה רעיונות לתכנון אירוע ארגוני עם תקציב מהודק:

בחירת נושא לאירוע

למה זה חשוב לבחור בנושא לאירוע? משתי סיבות עיקריות:

  • אירוע שמאופיין בנושא ספציפי מושך אליו משתתפים מעצם העובדה שהוא מעניק להם תחושה של מבניות ועקביות.
  • כמפיקי האירוע, כשתעבדו עם נושא, זה יסייע לכם להישאר מאורגנים ויפשט את כל התכנון הנוסף שכרוך בהפקת האירוע (למשל, בחירת מקום לאירועים קטנים וכנסים, בחירת התפאורה, התפריט וכו’).

יש לא מעט רעיונות לנושאים שמתאימים לאירועים ארגוניים, גם כשהתקציב שעומד לרשותכם הוא מוגבל.

הנה כמה רעיונות לנושאים לאירוע, שלא ישברו את הבנק:

  • אירוע שמתמקד בפעילויות אתגריות במסגרת יום גיבוש לעובדי הארגון.
  • אירוע שמעוצב בסגנון אחד העשורים כמו שנות ה-20, ה-60, ה-70 וכו’.
  • אירוע שמתמקד בספורט (כדורגל יכול להיות בחירה פופולרית).
  • אירוע שמעוצב בסגנון הוליוודי / השטיח האדום.
  • אירוע שמעוצב בסגנון קזינו לילי.

בחירת המקום הטוב ביותר

בחירת המקום הנכון היא כנראה ההחלטה החשובה ביותר שתקבלו כשאתם מפיקים אירוע ארגוני. וברוב המקרים זו גם אחת ההחלטות הקשות שיעמדו בפניכם.

כמובן, שעלות המקום תהיה הדאגה הראשונה שלכם, במיוחד כשאתם חייבים להיצמד לגבולות של תקציב מצומצם. אם התקציב שלכם קטן מאוד, אפשר לשקול אירוח של האירוע במשרדי החברה שלכם.

אם אופציה זו לא מתאימה לכם, מומלץ לשקול היבטים נוספים בעת בחירת המקום. קודם כל יש לקחת בחשבון את מספר המשתתפים, את סוג האירוע, ואת הבטיחות והנוחות של המשתתפים באירוע.

מלבד העלות, יש כמה פרטים חיוניים אחרים שצריך לשקול בעת בחירת מקום המפגש שבו תערכו את אירוע  החברה שלכם:

  • אווירה: האם המבנה והאווירה של המקום מתאימים לערכת הנושא שבחרתם?
  • שירותים ומתקנים: האם יש במקום ריהוט שנדרש לקיום האירוע? האם יש בו מטבח / קייטרינג? ולבסוף, האם יש במקום ציוד אור קולי שיספק את הצרכים שלכם.
  • מיקום: חשוב לבחור במיקום נוח לקיום האירוע כך שהמשתתפים יוכלו להגיע אליו בקלות. במידת הצורך, בדקו אם קל להגיע למקום בתחבורה ציבורית, והאם המקום מספיק בטוח.
  • תכולה: האם המקום גדול מספיק כדי להכיל את מספר האורחים, והאם הוא מאפשר למוזמנים להסתובב ולהתערבב ביניהם.
  • נגישות: אם צפויים להגיע אורחים עם צרכים מיוחדים, צריך לבדוק שהמקום נגיש לנכים.